Workflow Accounts

Het accountmanagementproces bij Uncanny, van projectaanvraag tot facturatie.

Het uitgangspunt is sinds 16/10 eenvoudig: de deal is het geld, het project is de kost. Alles wat de klant betaalt, hangt aan een deal met een aanvaarde offerte. Alles wat het de studio kost, hangt aan een project. Teamleader rekent daaruit zelf de marge per project. Die marge is alleen juist als iedereen de regels hieronder volgt.

Rol accountmanager

De accountmanager is het aanspreekpunt voor de klant en verantwoordelijk voor het soepel verloop van projecten van concept tot voltooiing. Werkt nauw samen met de interne studio.

Bijkomende taken (afhankelijk van profiel en workload):

• Business development: nieuwe zakelijke kansen identificeren en benutten
• Marketing: social media posts, website showcases
• Presentaties en pitches

Klantbeheer

Uncanny hecht waarde aan een losse, informele communicatiestijl met klanten. Dat betekent niet dat elke wens klakkeloos wordt uitgevoerd. De studio is een partner die proactief meedenkt. De kleinschaligheid van de organisatie maakt dynamisch en wendbaar werken mogelijk, en dat moet zichtbaar zijn in communicatie en aanpak.

Tooling

NAS / SAN folderstructuur

Elk project volgt dezelfde structuur (zie ook workflow voor gedetailleerde conventies):

• 00-Production: briefings, styleguides, meeting notes (format: MMDD_form, bv. 0825_telephone)
• 01-Projects: projectfiles per DCC (2D, Edit, 3D, Design, Engine, Audio)
• 02-Assets: footage, images, fonts, 3D assets, reference, audio (music/sfx/vo)
• 03-Renders: renders per type (2D, 3D, from-edit, for-grade, from-grade, for-audiopp, from-audiopp)
• 04-Exports: delivery (subfolders per maand/dag) en finals

Teamleader: de regels

Bevestigd door Jeff en Michel op 16 oktober 2026. Ze gelden voor elk nieuw project vanaf die datum. De bestaande projecten van 2026 worden ernaar rechtgezet.

1. Elke aanvraag is een deal in de Project Pipeline

Bij een nieuwe projectaanvraag maakt de projectbuilder een deal aan in de Project Pipeline, met:

• Naam project
• Naam klant
• Deliverables
• Accountverantwoordelijke
• Creatief verantwoordelijke (indien van toepassing)

Het accountteam bekijkt samen met de creative lead welk niveau van creatieve controle wenselijk is. Op basis daarvan wordt de creatief verantwoordelijke al dan niet aangeduid.

De salespipelines van Jeff en Lowie (uncanny-gladdepaling) blijven apart. Alleen deals in de Project Pipeline tellen mee voor de projectopvolging en de dagelijkse controle.

2. Voor alles is er een offerte, en die wordt aanvaard gemarkeerd

Elke deal heeft precies één offerte. Zodra de klant akkoord gaat:

1. De offerte wordt in Teamleader op aanvaard gezet. Niet alleen in de mail, ook effectief in het systeem.
2. De deal wordt gewonnen gemarkeerd.
3. De deal krijgt zijn project, gekoppeld aan de deal en aan de aanvaarde offerte.

Zo blijft achteraf altijd zichtbaar wat er geoffreerd is en wat er gefactureerd mag worden.

3. Het project staat op vaste prijs, gelijk aan de aanvaarde offerte

De vergoedingswijze van een project is fixed price. Het bedrag is de som van de aanvaarde offertes van alle deals die aan het project hangen, exclusief btw. Dat is wat de klant betaalt, en dat is de omzet waartegen Teamleader de kosten afzet.

Time and materials betekent in Teamleader dat de prijs van het project gelijk is aan de gelogde uren maal het externe tarief. Dat is niet hoe Uncanny verkoopt. Op time and materials toont Teamleader een marge die fictie is.

De standaardtemplate bij "convert to project" staat nog op time and materials. Zolang die niet is aangepast: bij elke projectaanmaak de vergoedingswijze met de hand op fixed price zetten en controleren.

4. Meerwerk is een nieuwe deal op hetzelfde project

Teamleader laat per deal maar één aanvaarde offerte toe. Een tweede offerte in dezelfde deal aanvaarden, verliest de eerste en kan een project op een negatief bedrag zetten. Daarom:

1. Meerwerk wordt een nieuwe deal in de Project Pipeline, genoemd naar het project en de scope: "Meerwerk : ".
2. Die deal krijgt zijn eigen offerte. De klant aanvaardt alleen het meerwerk, niet een nieuwe totaalofferte.
3. De deal wordt gewonnen en via "Add to existing project" aan het bestaande project gehangen.
4. De vaste prijs van het project wordt de som van alle aanvaarde offertes van de gekoppelde deals.

De oorspronkelijke offerte blijft ongewijzigd staan. Zo is altijd zichtbaar wat eerst verkocht was en wat erbij kwam, en ziet de klant op de meerwerkfactuur alleen de meerwerklijnen.

Twee werkwijzen zijn hiermee afgevoerd: een extra offerte of offertelijn binnen dezelfde deal (de oude regel op deze pagina), en de vaste prijs van het project met de hand verhogen zonder offerte.

5. Uurwerk en raamovereenkomsten zijn de enige uitzondering

Werk dat per uur wordt gefactureerd en raamovereenkomsten staan op time and materials met een budget. Hetzelfde geldt voor interne trajecten met een eigen budget, zoals uncanny-vivace. Al de rest is fixed price.

6. Offerte en projecttaken staan los van elkaar

Het project wordt niet langer gegenereerd uit de offertelijnen. De oude praktijk (offerte converteren, dan elke taak met de hand maal acht omdat Teamleader in uren rekent) vervalt. De offerte is de offerte. In het project maakt de accountmanager de taken die zinvol zijn om op te tracken, en plant die in overleg met de studioverantwoordelijke.

Hoe fijn er getrackt wordt, is een keuze per project. Voor kleine projecten volstaat één pot. Voor grote producties is het nuttig om te weten wie hoe lang aan compositing, editing of grading heeft gezeten.

7. Alle tijd staat op een taak in een project, met een werktype

Elke tijdregistratie hangt aan een taak binnen een project en draagt een werktype. Uren die nergens aan hangen, zijn onzichtbare kost.

Werk zonder klant krijgt ook een project (zie regel 9). De werktypelijst wordt herzien; tot dan geldt de bestaande lijst.

8. Externe kosten zijn materialen op het project

Onderaannemers, freelancers (voice-overs, acteurs, externe 3D-artists) en directe uitgaven (huur materiaal, licenties, AI-tokens en credits) worden als materiaal op het project gezet, met hun eenheidskost. Waar ze worden doorgerekend, krijgen ze ook een verkoopprijs. Materialen zonder kost tellen niet mee in de marge en zijn dus fout.

9. Pitches, tenders en intern werk zijn projecten zonder omzet

• Elke pitch of tender krijgt een eigen niet-factureerbaar project op klant Uncanny. Zo blijft zichtbaar hoeveel de studio in verkoop investeert, en op welke pitches.
• Onderzoek, administratie en ander werk dat nergens bij hoort, gaat naar enkele vaste interne projecten. Die kost zit via de overhead in de kostprijs per uur.

10. Facturen vertrekken uit de deal en hangen aan het project

• Factureren vanuit de deal: offerte converteren naar factuur. Niet vanuit de projectmodule.
• Elke factuur is gekoppeld aan zowel de deal als het project.
• Standaard betalingstermijn: 60 dagen. De afstemming met de herwerkte algemene voorwaarden is in bespreking.
• Standaardaansprekingen zijn gedefinieerd in Teamleader.
• Accountmanager bewaakt tijdige betaling en stuurt herinneringen via Teamleader. PO-nummer opvragen bij de kick-off, niet bij de factuur.

11. Notities en opvolging staan op het project

Commentaar, beslissingen en opvolging horen op projectniveau, niet verspreid over de dealkaarten. Met meerwerk als aparte deal is het project het enige niveau waar het hele verhaal samenkomt.

12. Kostprijs per uur: eigen loonkost plus overhead, jaarlijks herzien

• Elke medewerker heeft in Teamleader een kostprijs per uur: eigen loonkost plus een vast overheadbedrag per uur, gedeeld door de standaard productieve uren (ongeveer 1.650 per voltijds jaar). Niet door gelogde uren, anders lijkt wie minder logt duurder.
• De vergoeding van de oprichters zit in de overhead. Jeff en Lowie loggen aan tarief nul. Michel logt af en toe als artiest en krijgt daarvoor wel een kostprijs.
• De tarieven worden eens per jaar herzien, na de jaarrekening. Jeff zet ze zelf in de instellingen (de API kan dat niet) en noteert eerst de oude waarden.

Inschatting van een project

Uncanny werkt met een hybride systeem: fixed price op basis van een inschatting, en werk buiten scope als meerwerk (regel 4).

• Eenheid: dagen (niet uren, tenzij zeer kleine aanpassingen)
• Bij veel onbekenden: vork (range) plus vragen om te verfijnen
• Bij duidelijke scope: offerte op basis van assumpties
• De offerte vermeldt het aantal inbegrepen correctierondes en benoemt de locks. Wijzigingen na een lock zijn meerwerk aan het offertetarief.

De studio mikt op 15 procent marge per project. 10 procent is al een goed resultaat. Die marge zit in de inschatting, niet in het project. De marge wordt niet als fictieve kostenregel of buffer in het project gezet, want dan lijkt het alsof er een kost gelogd is. De inschatting en het budget naar de klant gaan omhoog, en Teamleader toont daarna de echte marge.

Scope-bewaking is de verantwoordelijkheid van de accountmanager. Bij overschrijding: extra budget bedingen via een meerwerkdeal met eigen offerte.

Opvolging

De accountmanager is de schakel tussen klant en studio en bewaakt het budget tegenover de tijdregistratie. Sinds de regels hierboven gebeurt dat in Teamleader zelf: het project toont de vaste prijs, de gelogde kost, de materialen en de marge.

Bij projecten met hogere creatieve prioriteit wordt een extra schakel ingeschoven: de creatives. Zij doen dan briefing, opvolging en communicatie tussen studio en accounts, maar zijn niet verantwoordelijk voor klantcommunicatie of scope-bewaking.

De wekelijkse projectstatus loopt voorlopig nog via de Project Status-lijst in Slack, overlopen in de Startup met de accountmanagers en de lead creatieven. Of die naar Teamleader verhuist, is in bespreking.

Bewaking

De Teamleader-connector leest elke dag alle deals, projecten, offertes, uren en facturen. Daarin komt een controle op de regels: projecten zonder deal, gewonnen deals zonder project, gekoppelde deals zonder aanvaarde offerte, projecten op time and materials zonder reden, een vaste prijs die niet gelijk is aan de som van de aanvaarde offertes, uren zonder taak of werktype, materialen zonder kost. Overtredingen gaan als korte lijst naar Slack. Mensen beslissen en herstellen. Kenny schrijft nooit onbewaakt naar Teamleader.

De controle is gepland en nog niet live. Kanaal en ritme van de meldingen zijn in bespreking.

Slack-conventies

Projectkanalen

• Naam: klant-project
• Alle vaste medewerkers worden toegevoegd
• Topic bevat het filepath naar de projectfiles op de server

Belangrijke kanalen

De Project Status-lijst in Slack wordt wekelijks doorlopen in de Startup met alle accountmanagers en lead creatieven.

Timeline

Gerelateerde pagina's

• workflow: technische productieregels